Systemy TMS: Rewolucja w transporcie ciężarówek

Systemy TMS od lat zyskują na znaczeniu w branży transportowej, usprawniając zarządzanie flotą ciężarówek oraz pomagając w planowaniu tras i harmonogramów. Dzięki tym narzędziom firmy oszczędzają czas i paliwo oraz podnoszą efektywność na każdym poziomie swojej działalności.

Czym dokładnie są systemy TMS i jakie funkcje oferują? Dlaczego ich wdrożenie może być tak istotne dla Twojego przedsiębiorstwa? Z artykułu dowiesz się, jak rozwiązania TMS usprawnią Twoją codzienną pracę i pomogą zdobyć przewagę konkurencyjną, której potrzebujesz, by osiągnąć sukces na rynku. Zapraszamy do lektury!

Czym są systemy TMS?

Systemy TMS (Transport Management System) to zaawansowane narzędzia, które zostały zaprojektowane w celu optymalizacji zarządzania procesami transportowymi. Systemy te integrują i automatyzują wiele kluczowych działań związanych z planowaniem tras, harmonogramowaniem zadań kierowców oraz zarządzaniem flotą ciężarówek. W praktyce oznacza to, że korzystając z systemów TMS możesz zwiększyć swoją kontrolę nad każdym etapem realizacji zlecenia transportowego – od wyboru i analizy rentowności zleceń, poprzez realizację przewozu, aż do fakturowania i prowadzenia dokumentacji.

Jakie są główne funkcje systemów TMS?

Prowadzenie firmy w branży transportowej wiąże się z dużymi kosztami, dlatego też, bardzo często, na starcie przedsiębiorca inwestuje tylko w niezbędne systemy informatyczne. Z czasem firma jednak się powiększa, zatrudnia nowych pracow­ników, pozyskuje kolejnych klientów oraz zlecenia transportowe. W pewnym momencie okazuje się, że zarządzanie wieloma danymi bez odpowiedniego zaplecza, to trudne zadanie. Przedsiębiorca zazwyczaj szuka rozwią­zania, które pomoże „załatać dziurę”, czyli odpowie na jeden, konkretny problem. W ostateczności okazuje się, że jest to jedynie rozwiązanie krótkoterminowe i nie rozwiązuje problemów całościowo. Odpowiedzią na rodzące się potrzeby w firmie jest system TMS, który dostarczy Ci szeregu funkcji. Przedstawimy listę, z której dowiesz się, jakie funkcje systemów TMS pomogą Ci w optymalizacji pracy. Wśród najważniejszych należy wymienić m.in.:

• analizę rentowności zleceń,
• rejestrowanie zleceń i wykorzystanie map dedykowanych dla transportu ciężkiego,
• automatyczne wystawianie dokumentów przychodowych,
• dokładne rozliczanie wszystkich kosztów zleceń, a także kosztów ogólnozakładowych,
• rejestracja płatności oraz automatyczne wysyłanie wezwań do zapłaty,
• integracja z zewnętrznymi systemami pozyskiwania zleceń od załadowców, producentów i giełd internetowych,
• proces księgowania, dzięki integracji z systemami FK i biurami rachunkowymi,
• weryfikowanie poprawności faktur kosztowych,
• wgląd do bazy kontrahentów wraz z oceną ich wiarygodności i opcją ustalania limitów kredytowych.

Jakie korzyści przynoszą systemy TMS w transporcie ciężarowym?

Dosyć powszechne pytanie w branży TSL dotyczy korzyści systemów TMS. Musisz zdawać sobie sprawę, że wdrożenie systemu TMS jest inwestycją stanowiącą głęboką zmianę w funkcjonowaniu firmy, która wprowadza nowe standardy, pozwalające osiągnąć przewagę konkurencyjną. Ostatecznie otrzymujesz narzędzie, którego zadaniem jest pomoc w uporządkowaniu biznesu, wprowadzeniu automatyzacji w organizację procesu transportowego, ograniczeniu i kontroli kosztów oraz wygenerowaniu nowych przychodów.

Jak wdrożyć system TMS w firmie transportowej?

Rewolucja w transporcie ciężarowym poprzez wdrożenie systemu TMS zaczyna się dla Ciebie od analizy przedwdrożeniowej. Jego skuteczne wdrożenie to proces, który zależy od wielkości firmy, celów oraz Twoich oczekiwań i może potrwać nawet kilka miesięcy. Pamiętaj! Nie jest to czas stracony. W trakcie spotkania ekspert zbiera dane, które pozwolą mu dopasować ustawienia systemu do potrzeb firmy. Wśród zmiennych należy tutaj wymienić: liczbę kierowców, wielkość floty, wolumen zamówień lub terminy rozliczania kart paliwowych, posiadanie własnego serwisu czy programu, na którym aktualnie pracuje dział księgowości. Po dogłębnej analizie, którą przeprowadził ekspert w firmie, wdrażany jest nowy system TMS.

Jakie są przykłady zastosowań systemów TMS?

System klasy TMS okazuje się być pomocnym już na etapie planowania zlecenia – zmniejsza ryzyko popełnienia kosztownych błędów, wspomagając nas przy wyborze optymalnej trasy przejazdu, niwelując puste przebiegi i niepotrzebne kilometry. Ponadto system TMS na bieżąco porównuje ceny paliw na poszczególnych stacjach, a dzięki integracji z rozwiązaniami telematycznymi, jak np. z GBox Assist na bieżąco monitorują poziom paliwa w pojeździe.  Wzajemne powiązanie tych dwóch czynników pozwala pokierować ciężarówkę tam, gdzie jest najtaniej. Pozornie niewielkie oszczędności, w skali roku czy kilku lat mogą się jednak okazać pokaźną kwotą.

Jak technologie takie jak AI wpłyną na systemy TMS?

Jaka będzie przyszłość systemów TMS? Transport i logistyka podobnie, jak inne branże podążą zapewne ścieżką „sztucznej inteligencji”. AI w systemach TMS stanie się jej nieodłącznym elementem. Korzysta z niej m.in. narzędzie ETA (Estimated Time of Arrival) od Inelo, pozwalające szacować czas dostawy. To właśnie narzędzia telematyczne, jak GBox, oprogramowanie klasy TMS, w których mechanizmy ETA stanowią integralną funkcjonalność, umożliwiają precyzyjne szacowanie czasu realizacji zleceń transportowych, a co za tym idzie efektywne wykorzystanie dostępnej floty.

Jak wybrać odpowiedni system TMS dla mojej firmy?

Wydajny system TMS gwarantuje skuteczne zarządzanie transportem drogowym i sprawdza się w każdej firmie transportowej, niezależnie od jej wielkości. Na rynku dostępne są rozwiązania, które doskonale sprawdzają się w małych i średnich firmach transportowych. U dużych graczy lepszym rozwiązaniem będzie TMS Nawigator – rozbudowany system, który daje zdecydowanie większe możliwości integracji z innymi programami wewnątrz firmy. Aby mieć pewność, że wybierasz odpowiedni system TMS, musicie wspólnie z pracownikami odpowiedzieć sobie na pytanie, czego potrzebuje Twoja firma. To właśnie precyzyjne zdefiniowanie najważniejszych potrzeb pomoże Ci wybrać odpowiedni TMS.

Czy systemy TMS są kompatybilne z innymi systemami IT?

Odpowiedź brzmi tak! Takim przykładem może być połączenie giełdy transportowej z systemami TMS za pośrednictwem API. Integracje zasobów giełd z systemami do zarządzania transportu umożliwiają nieskomplikowane udostępnianie zleceniodawcom pojazdów z wolną powierzchnią ładunkową, a także szybkie wyszukiwanie ofert z określonego obszaru. Co najważniejsze, niezbędne informacje dostępne są online, dzięki czemu możemy z nich skorzystać w dowolnym momencie i miejscu. Jeżeli zależy Ci na innych integracjach, warto zapytać się dostawcy, z jaki systemami kompatybilny jest ich system TMS lub sprawdzić na stronie.

Jakie są koszty utrzymania systemów TMS?

Sprecyzowanie najważniejszych potrzeb firmy, dostosowanie oczekiwanych funkcji oraz postawione cele przed systemem TMS, są głównymi czynnikami, które będą miały wpływ na koszty utrzymania systemu TMS. Pamiętaj, że firmy transportowe dążą do różnych celów i nie należy zawsze sugerować się danymi znalezionymi w sieci. Aby mieć realny pogląd na wydatki, które musisz brać pod uwagę przy inwestycji w TMS, najlepiej skontaktować się i porozmawiać z przedstawicielem dostawcy systemu. Pamiętaj jednak, że uporządkowanie i optymalizacja najważniejszych procesów przekłada się na większą efektywność, zarówno pracowników jaki posiadanej floty. TMS na pewnym etapie rozwoju jest niezbędnym narzędziem, gwarantującym Ci dalszy rozwój oraz budowanie silnej pozycji na rynku. Poprzez system TMS masz kluczowy wpływ na rentowność firmy, która w kontekście bieżących wyzwań stała się jeszcze bardziej istotna, niż dotychczas.