Planowanie zleceń drobnicowych: jak TMS Nawigator przemienia branżę spedycyjną

Dzisiaj przyjrzymy się bliżej, jakie korzyści zapewnia TMS Nawigator w spedycji i planowaniu logistycznym. Szczególną uwagę zwrócimy na zarządzanie zleceniami drobnicowymi, opowiemy również o kluczowych aspektach integracji naszego narzędzia z innymi systemami, na przykład z telematyką Inelo. Skutkiem takich integracji jest optymalizacja łańcucha dostaw i zwiększona wydajność, która sprawia, że TMS Nawigator jest kompleksowym i wszechstronnym rozwiązaniem –  zdolnym, aby dopasować się do indywidualnych potrzeb każdej firmy transportowej, logistycznej i spedycyjnej.

Na czym polega planowanie zleceń drobnicowych?

Planowanie i zarządzanie zleceniami drobnicowymi polega na umiejętnym wykorzystaniu dostępnych zasobów w celu zapewnienia efektywnego, terminowego i maksymalnie ekonomicznego dostarczania towarów.

Jakie kwestie należy uwzględnić w tym procesie?

• scalanie/konsolidowanie przesyłek: jest to strategia, która umożliwia optymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowej pojazdu, co pozytywnie wpływa na zarządzanie transportem. Proces ten polega na złączeniu kilku mniejszych przesyłek od różnych klientów w jedno większe zlecenie;
• wyznaczanie trasy: etap ściśle powiązany z konsolidowaniem przesyłek – polega na optymalizacji łańcucha dostaw w taki sposób, aby trasa, którą musi przejechać pojazd w celu odbioru i dostarczenia towarów była jak najkrótsza, co wiąże się z redukcją kosztów paliwa, opłat drogowych, a także czasu jazdy;
• magazyn przeładunkowy: odgrywa bardzo ważną rolę w kontekście zarządzania zleceniami drobnicowymi – jest centralnym punktem, w którym przyjmowane są dostarczone zamówienia oraz skąd następnie są one dystrybuowane do odbiorców docelowych. Jest to miejsce operacyjne, które skutecznie koordynuje odbiór, przeładunek i dalszą dystrybucję zleceń;
• monitorowanie ładunków: obecnie trudno wyobrazić sobie zarządzanie zleceniami drobnicowymi bez możliwości bieżącego śledzenia realizacji danego przewozu. Informacje o ewentualnych opóźnieniach pozwalają szybko reagować na nieprzewidziane wydarzenia, tym samym zmniejszając ryzyko powstawania dodatkowych kosztów;
• dokumentacja: skuteczne wykonywanie zleceń transportowych wymaga nie tylko przejrzystego dostępu do dokumentacji, ale także zastosowania odpowiednich procedur. Jest to szczególnie istotne w przypadku zarządzania zleceniami drobnicowymi, gdzie duża liczba dokumentów zwiększa ryzyko popełnienia błędów ludzkich.

W tego typu złożonych operacjach nieocenionym wsparciem są narzędzia klasy TMS, które tworzą jedno spójne środowisko wspierające planowanie logistyczne.

Dlaczego zlecenia drobnicowe wymagają dedykowanego podejścia?

W transporcie drobnicowym jednym z głównych wyzwań, które stoją przed przewoźnikami, jest duża liczba nadawców i odbiorców. Każdy klient wysyła niewielką ilość ładunku, którego samodzielny transport byłby ekonomicznie nieuzasadniony i nieopłacalny. Innowacje w logistyce, takie jak systemy TMS pozwalają na rzetelną ocenę sytuacji i zastosowanie optymalnych rozwiązań.

Jeśli chodzi o zarządzanie zleceniami drobnicowymi, kolejnym wyzwaniem jest duże zróżnicowanie ładunków pod względem ich specyfiki – każdy klient wysyła niezależne od siebie towary, w związku z czym planowanie zleceń warto poprzedzić dokładną analizą.

Wszystkie ładunki, chociaż stanowią odrębne zlecenia, w praktyce tworzą jedną całość wraz z pozostałymi przewożonymi towarami. Oznacza to, że opóźnienie w odbiorze pierwszego zlecenia, może wpłynąć na cały harmonogram, dlatego tak ważna jest optymalizacja łańcucha dostaw oraz bieżący monitoring zleceń przez dyspozytorów. W razie opóźnień powinni oni dostosować planowanie i modyfikować trasy przejazdu.

Specyfika przewozów LTL sprawia, że cały proces, od planowania logistycznego, aż po rzeczywisty rozładunek, wymaga stałej uwagi. Zautomatyzowane funkcje systemów TMS mogą znacznie ułatwić te zadania, wykonując część pracy za użytkownika, co upraszcza wyliczenia oraz pozwala na efektywne zarządzanie zleceniami drobnicowymi na każdym etapie realizacji.

Personalizacja procesów planowania

Dużą zaletą TMS Nawigator jest możliwość personalizowania funkcjonalności, tak aby dostosować je do potrzeb każdej firmy transportowej. Możliwości w zakresie personalizacji dotyczą zarówno elementów wizualnych (układ kolumn, kolorystyczne oznaczanie wierszy), jak i indywidualnych ustawień poszczególnych funkcji systemu.

Planowanie logistyczne wspiera dynamicznie rozwijany grafik zleceń, który umożliwia wizualizację zleceń za pomocą wykresu Gantt’a. Użytkownik ma pełną swobodę dostosowania widoku danych, a także filtrowania zleceń według własnych preferencji. Dzięki temu możliwe jest błyskawiczne zlokalizowanie zlecenia oraz zaplanowanie jego realizacji na konkretnym pojeździe.

Kolejną przydatną funkcją, która ułatwia zarządzanie zleceniami drobnicowymi, jest rejestr planowania przesyłek. Prezentuje on dane podobne do tych, które są wyświetlane w grafiku zleceń, jednak przedstawia je w formie rejestru. Dzięki temu możliwe jest korzystanie z bardziej zaawansowanych opcji, pozwalających na grupowanie i filtrowanie zleceń, pomagając w ich szybkim planowaniu.

Zaawansowane algorytmy optymalizacyjne

TMS Nawigator w spedycji i logistyce umożliwia optymalizację procesów na wszystkich etapach realizacji zleceń, zapewniając efektywność i automatyzację. Automatyzacja ta jest widoczna już podczas wprowadzania zleceń do systemu – daje wówczas możliwość skorzystania z automatycznych importów przesyłek lub kompletnych zleceń.

Optymalizujące funkcje dotyczą także planowania i realizacji przewozów. Chodzi o najważniejsze elementy, takie jak wyliczenie spodziewanego zysku, szacunkowego czasu realizacji (ETA) oraz wykonywanie zaawansowanych analiz, na podstawie których pracownicy firmy mogą zaoszczędzić czas, potrzebny do ręcznego przepisywania danych pochodzących z różnych systemów.

Integracja TMS Nawigatora z innymi systemami

TMS Nawigator oferuje możliwość tworzenia zaawansowanych integracji z zewnętrznymi systemami. Dobrym przykładem jest integracja z systemem telematycznym GBox, która pozwala między innymi na:

• przyspieszenie komunikacji z kierowcą;
• otrzymywanie bieżących statusów realizacji zlecenia;
• przesyłanie elektronicznych skanów dokumentów przewozowych.

TMS Nawigator posiada mobilną wersję aplikacji dla kierowców, która pozwala na raportowanie pracy oraz przekazywanie wiadomości do spedytora w dowolnym miejscu i czasie – nawet podczas korzystania wyłącznie z telematyki wyposażonej w funkcję GPS.

Zwiększanie synergii w łańcuchu dostaw

Innym przykładem systemów przyczyniających się do optymalizacji łańcucha dostaw, są eUsługi. Dzięki opcji eTrucking możliwe jest wygenerowanie linku do klienta, prezentującego aktualną pozycję pojazdu wraz z przewożonym ładunkiem lub pełną trasą. Z kolei ePrzewoźnik stanowi narzędzie dla podwykonawców i umożliwia im szybkie uzupełnianie danych zleceń, automatycznie synchronizowanych z systemem TMS.

Jednak systemy telematyczne i eUsługi to nie wszystko. Nawigator może automatycznie przyjmować i wczytywać zlecenia wysyłane na skrzynkę mailową w formacie PDF lub jako plik. Ta funkcjonalność znacząco usprawnia proces wprowadzania zleceń i jest możliwa dzięki integracji z systemami, takimi jak Email2TMS, Project44, CH Robinson oraz z platformami giełd transportowych.

Porady dla spedytorów: jak maksymalizować potencjał TMS Nawigatora

Aby skutecznie pracować na systemie TMS Nawigator i w pełni wykorzystywać jego funkcje, ważne jest zorganizowanie dedykowanego szkolenia, które w indywidualny sposób skupi się na potrzebach firmy i przygotowaniu pracowników. Zarządzanie zleceniami drobnicowymi i całopojazdowymi będzie przebiegało jeszcze sprawniej, jeśli zidentyfikowane zostaną kluczowe procesy – warto zastanowić się, czy zostały one skutecznie przeniesione do systemu TMS, czy też wciąż są obsługiwane na tradycyjnych kartkach lub arkuszach.

Im więcej informacji wprowadzimy do systemu Nawigator, tym bardziej efektywne będzie zarządzanie zleceniami, planowanie logistyczne oraz automatyzacja procesów. W przypadku stałych tras warto rozważyć wykorzystanie relacji, które, raz wprowadzone do systemu, generują szablony zleceń zgodne z ustalonymi trasami. Kolejną wygodną funkcją, która zmniejsza nakłady pracy i oszczędza czas, jest możliwość wdrożenia cennika, który (w przypadku posiadania ustalonych z klientem stawek za dane zlecenie) automatycznie oblicza stawki frachtu oraz przewozowe. Opcji jest wiele, a optymalne rozwiązania najlepiej ustalić po indywidualnej analizie potrzeb firmy.

Wpływ TMS Nawigatora na zrównoważony rozwój w logistyce

Nie da się zaprzeczyć, że transport ma wyraźnie negatywny wpływ na środowisko, przyczyniając się do emisji gazów cieplarnianych i zanieczyszczenia powietrza. Europejskie przepisy dotyczące branży TSL od lat stają się coraz bardziej restrykcyjne i kładą coraz większy nacisk na konieczność redukcji tego negatywnego wpływu. Wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak TMS Nawigator, odpowiednie planowanie logistyczne oraz optymalizacja łańcucha dostaw, przyczyniają się nie tylko do oszczędności w firmach transportowych, ale także do funkcjonowania na rynku w bardziej zrównoważony, ekologiczny sposób.

Ekologiczne aspekty efektywnego planowania

W tym kontekście poruszymy jedynie kilka kwestii, chociaż korzyści są znacznie szersze. Aktualnie jednym z najważniejszych czynników jest istotne zminimalizowanie zużycia paliwa i emisji gazów cieplarnianych poprzez skrócenie tras i czasu podróży. Bardzo skutecznym rozwiązaniem jest w tym przypadku połączenie systemu TMS Nawigator z telematyką GBox Inelo, co umożliwia bieżące monitorowanie tego aspektu oraz generowanie raportów dotyczących średniego spalania. Na zmniejszenie zużycia paliwa ma również wpływ konsolidowanie zleceń od poszczególnych nadawców, czyli wspomniana wcześniej kwestia, która jest niezbędna zwłaszcza podczas zarządzania zleceniami drobnicowymi.

Mniej oczywistym, ale ważnym obszarem jest optymalne zarządzanie magazynem. TMS Nawigator za pomocą modułu Magazyn pozwala na rejestrowanie dostaw i wydanego towaru. W rezultacie firma może skuteczniej zarządzać zasobami, redukując straty oraz unikając nadmiarowego gromadzenia zapasów. Redukcja częstotliwości dostaw jest elementem, który także przyczynia się do zrównoważonego rozwoju oraz ma wpływ na ogólną wydajność przedsiębiorstwa.

Pobocznym skutkiem wdrożenia programu Nawigator, mającym wpływ na środowisko, jest znaczne ograniczenie zapotrzebowania na akcesoria biurowe w firmie. Zużycie papieru, tuszu, eksploatacja sprzętu do drukowania – choć w mikroskali te elementy mogą być niemal niezauważalne, w skali makro mają swój wpływ zarówno na środowisko, jak i koszty prowadzenia działalności.

System TMS gromadzi duże ilości danych związanych wykonywanymi operacjami i planowaniem logistycznym, co umożliwia analizę tych informacji w celu optymalizacji łańcucha dostaw, a także identyfikacji obszarów wymagających poprawy oraz redukcji negatywnego wpływu na środowisko.

Przyszłość TMS Nawigatora: innowacje i rozwój technologiczny

Nawigator to system, który rozwijamy na bieżąco, zazwyczaj w dwutygodniowych cyklach aktualizacyjnych. Dbamy, by nasi klienci mogli działać zgodnie z obowiązującymi przepisami, dlatego część aktualizacji jest odpowiedzią na najnowsze zmiany prawne, do których system jest na bieżąco dostosowywany. Jednak zdecydowana większość zmian wynika z naszego dążenia do ciągłego poszerzania funkcjonalności programu. Pełną listę zmian można znaleźć w zakładce „O programie” w sekcji „Dziennik zmian„, gdzie szczegółowo opisujemy nowe funkcje z każdej aktualizacji.

Nadchodzące funkcje i aktualizacje

W najbliższym czasie skupimy się na kolejnych usprawnieniach w grafiku zleceń i planowaniu przesyłek, tak aby zapewnić dyspozytorom wszystkie dostępne funkcjonalności w jednym miejscu.

Planujemy ponadto dalsze rozwijanie dedykowanych analiz dotyczących własnej floty oraz funkcji mapy, pozwalającej np. na wyszukiwanie najtańszych dostępnych na trasie stacji paliw. Aktualizacje obejmują także wiele innych obszarów, tak aby maksymalnie wspierać naszych klientów w zarządzaniu zleceniami i planowaniu logistycznym. Zachęcamy do regularnego śledzenia bieżących zmian oraz kontaktu z naszym biurem obsługi.